Deze privacyverklaring kan betrekking hebben op persoonsgegevens van onder andere:

kinderen en jongeren die bij Elfira worden aangemeld of ondersteuning ontvangen;

ouders, verzorgers en wettelijke vertegenwoordigers;

verwijzers en betrokken hulpverleners;

medewerkers van scholen, gemeenten en organisaties;

professionals en samenwerkingspartners;

deelnemers aan trainingen, scholing of andere activiteiten van Elfira;

sollicitanten;

bezoekers van onze website;

personen die telefonisch, per e-mail of via een formulier contact met ons opnemen.

Welke gegevens we verwerken, hangt af van de relatie die u met Elfira heeft en van de dienstverlening waarvoor u contact met ons opneemt.

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect iets over een persoon zeggen. Denk bijvoorbeeld aan een naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer of e-mailadres.

Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig. De AVG noemt deze bijzondere persoonsgegevens. Hieronder vallen bijvoorbeeld gegevens over gezondheid.

Binnen de dienstverlening van Elfira kan het noodzakelijk zijn om dergelijke gegevens te verwerken. We doen dit alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en wanneer de gegevens noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Afhankelijk van de situatie kan Elfira onder andere de volgende gegevens verwerken.

Algemene persoonsgegevens

naam en voorletters;

adres en woonplaats;

geboortedatum;

telefoonnummer;

e-mailadres;

geslacht, voor zover relevant;

gegevens van ouders, verzorgers of wettelijke vertegenwoordigers;

school, opleiding, klas of onderwijsinstelling;

organisatie en functie van een professional;

contactgegevens van betrokken professionals.

Gegevens over ondersteuning en dienstverlening

Wanneer iemand bij Elfira wordt aangemeld of ondersteuning ontvangt, kunnen daarnaast gegevens worden verwerkt over bijvoorbeeld:

de hulp- of ondersteuningsvraag;

ontwikkeling en functioneren;

gedrag en sociaal-emotioneel functioneren;

schoolgang en onderwijscontext;

gezin en relevante leefomgeving;

eerdere of lopende ondersteuning;

doelen, afspraken en evaluaties;

observaties en onderzoeksgegevens;

behandel- of begeleidingsinformatie;

relevante veiligheidsinformatie;

betrokken hulpverleners en andere professionals;

verwijzing, beschikking of opdracht;

relevante rapportages en documenten.

Bijzondere persoonsgegevens

Wanneer dit noodzakelijk is voor passende ondersteuning of behandeling kan Elfira gegevens verwerken over bijvoorbeeld:

lichamelijke of psychische gezondheid;

diagnoses of eerder verricht onderzoek;

behandeling of medicatie, indien relevant;

trauma of belastende ervaringen;

andere gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor de hulpvraag.

Elfira verwerkt niet méér gegevens dan redelijkerwijs nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verkregen.

Contactformulier

Wanneer u via de website contact opneemt, kunnen we bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, organisatie en de door u verstrekte toelichting verwerken.

Het gewone contactformulier is niet bedoeld voor medische gegevens of andere gevoelige cliëntinformatie.

Terugbelformulier

Wanneer u vraagt om te worden teruggebeld, gebruiken we de verstrekte contactgegevens om contact met u op te nemen en uw vraag kort te bespreken.

Ook het terugbelformulier is niet bedoeld voor uitgebreide of gevoelige cliëntinformatie.

Digitaal aanmeldformulier

Bij een concrete aanmelding kunnen meer persoonsgegevens nodig zijn. Omdat daarbij ook bijzondere of andere gevoelige persoonsgegevens kunnen worden verwerkt, dient een digitaal aanmeldformulier via een daarvoor geschikte en beveiligde route te worden aangeboden.

Elfira vraagt alleen naar informatie die nodig is om de aanmelding te beoordelen, de hulpvraag te verhelderen en passende vervolgstappen te kunnen bespreken.

Elfira kan persoonsgegevens verwerken voor onder andere de volgende doeleinden:

beantwoorden van vragen en contactverzoeken;

beoordelen en verwerken van aanmeldingen;

verhelderen van een hulp-, onderwijs- of ondersteuningsvraag;

uitvoeren van begeleiding, behandeling, beeldvorming, onderzoek, training of andere dienstverlening;

opstellen, uitvoeren en evalueren van doelen en afspraken;

onderhouden van contact met jeugdigen, ouders, verwijzers en andere betrokkenen;

afstemmen met andere professionals wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is;

uitvoeren van opdrachten voor scholen, gemeenten en organisaties;

organiseren van trainingen, scholing en andere activiteiten;

voeren van een zorgvuldige cliënt- en bedrijfsadministratie;

facturatie en financiële administratie;

behandelen van vragen, signalen, klachten of incidenten;

bewaken en verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening;

voldoen aan wettelijke, professionele en contractuele verplichtingen;

beschermen van de veiligheid en rechten van betrokkenen en medewerkers;

beheer en beveiliging van onze website en digitale systemen;

behandelen van sollicitaties.

Persoonsgegevens worden niet zonder nieuw passend doel voor andere doeleinden gebruikt.

De AVG bepaalt dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan Elfira gegevens verwerken omdat:

dit noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst;

dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Elfira of een andere partij, waarbij de belangen en privacy van betrokkenen zorgvuldig worden afgewogen;

hiervoor toestemming is gegeven;

verwerking noodzakelijk is om vitale belangen te beschermen;

een andere toepasselijke wettelijke grondslag bestaat voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens.

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kan deze toestemming in beginsel weer worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór dat moment rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Elfira werkt veel met kinderen en jongeren. Daarom besteden we extra aandacht aan een zorgvuldige verwerking van hun persoonsgegevens.

Bij het verstrekken van informatie, het verkrijgen van toestemming en het uitoefenen van rechten houden we rekening met onder andere:

de leeftijd van de jeugdige;

het ontwikkelingsniveau;

gezag en wettelijke vertegenwoordiging;

de aard van de dienstverlening;

de toepasselijke wet- en regelgeving.

Waar passend betrekken we de jeugdige zelf bij wat er met zijn of haar gegevens gebeurt en leggen we informatie op een begrijpelijke manier uit.

We ontvangen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van de persoon zelf, een ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens ook afkomstig zijn van bijvoorbeeld:

een verwijzer;

school of onderwijsinstelling;

gemeente, wijkteam of jeugdteam;

huisarts;

andere hulpverlener of behandelaar;

gecertificeerde instelling;

samenwerkingspartner;

opdrachtgever.

Wanneer gegevens van een andere partij worden ontvangen, gaan we na of deze gegevens voor het doel noodzakelijk zijn en of de verstrekking en verwerking zijn toegestaan.

Elfira deelt persoonsgegevens niet zomaar met anderen.

Wanneer dit voor de dienstverlening noodzakelijk en toegestaan is, kunnen gegevens bijvoorbeeld worden gedeeld met:

ouders of wettelijke vertegenwoordigers, voor zover zij recht hebben op de informatie;

verwijzers;

betrokken hulpverleners en behandelaren;

scholen of onderwijsprofessionals;

gemeenten, wijk- of jeugdteams;

andere zorg- of ketenpartners;

toezichthouders of overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting bestaat;

andere partijen wanneer verstrekking noodzakelijk is op basis van wet- of regelgeving.

Bij samenwerking kijken we steeds welke informatie daadwerkelijk noodzakelijk is en welke grondslag voor het delen van gegevens bestaat.

Waar toestemming vereist is, wordt die toestemming gevraagd.

Elfira maakt voor haar bedrijfsvoering gebruik van externe dienstverleners. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers van:

website en hosting;

beveiligde digitale formulieren;

cliënt- of zorgadministratie;

e-mail en digitale communicatie;

IT-diensten en beveiliging;

financiële administratie;

opslag en documentbeheer.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens Elfira verwerkt, maken we waar nodig afspraken over privacy, geheimhouding en beveiliging, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst.

Externe dienstverleners mogen persoonsgegevens niet zelfstandig voor andere doeleinden gebruiken wanneer zij uitsluitend als verwerker voor Elfira optreden.

Elfira streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken.

Wanneer een leverancier of dienst persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, wordt nagegaan of daarvoor een geldige wettelijke basis en passende waarborgen aanwezig zijn, zoals een adequaatheidsbesluit of andere wettelijk erkende beschermingsmaatregelen.

Elfira neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere:

verlies;

onbevoegde toegang;

ongewenste openbaarmaking;

onrechtmatige wijziging;

misbruik;

vernietiging.

Daarbij wordt onder andere aandacht besteed aan toegangsbeveiliging, autorisaties, veilige opslag, beveiligde communicatie, geheimhouding en zorgvuldig gebruik van digitale systemen.

Professionals krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens wanneer dit voor hun werkzaamheden en rol noodzakelijk is.

Omdat beveiligingsmaatregelen veranderen met nieuwe technische ontwikkelingen en risico’s, worden deze waar nodig aangepast.

Elfira bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

De exacte bewaartermijn hangt af van:

het doel waarvoor de gegevens zijn verwerkt;

de aard van de dienstverlening;

toepasselijke wettelijke bewaartermijnen;

professionele verplichtingen;

eventuele contractuele of administratieve verplichtingen.

Voor bepaalde dossiers kunnen wettelijke bewaartermijnen gelden. Wanneer bijvoorbeeld de wettelijke regels rond geneeskundige behandeling op een dossier van toepassing zijn, kan een wettelijke bewaartermijn van toepassing zijn die afwijkt van andere vormen van dienstverlening.

Financiële en fiscale gegevens worden bewaard zolang de fiscale wetgeving dit voorschrijft.

Gegevens waarvoor geen specifieke wettelijke bewaartermijn geldt, worden verwijderd of geanonimiseerd zodra ze niet langer noodzakelijk zijn.

De website van Elfira kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Noodzakelijke cookies

Deze zijn nodig om de website technisch goed en veilig te laten functioneren.

Voorkeurs-, statistische of analytische cookies

Deze kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om de website te verbeteren.

Marketingcookies

Wanneer Elfira gebruikmaakt van cookies die niet noodzakelijk zijn en waarvoor toestemming vereist is, worden deze pas geplaatst nadat de websitebezoeker hiervoor toestemming heeft gegeven.

Via de cookie-instellingen moet een bezoeker zijn of haar voorkeuren kunnen aanpassen of toestemming kunnen intrekken.

Welke cookies daadwerkelijk worden geplaatst, moet overeenkomen met de actuele technische inrichting van de website.

Bij het bezoeken van onze website kunnen automatisch technische gegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld:

IP-adres;

type browser en apparaat;

datum en tijdstip van bezoek;

bezochte pagina’s;

technische loggegevens.

Deze informatie kan nodig zijn om de website beschikbaar en veilig te houden, technische problemen op te lossen en – afhankelijk van de gekozen cookie-instellingen – het gebruik van de website te analyseren.

Elfira neemt geen besluiten met belangrijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor personen uitsluitend op basis van volledig geautomatiseerde verwerking, tenzij dit in de toekomst uitdrukkelijk wordt ingevoerd en daarvoor een geldige wettelijke basis bestaat.

Bij professionele dienstverlening staat menselijke beoordeling centraal.

Wanneer Elfira persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u afhankelijk van de situatie verschillende rechten.

U kunt onder andere verzoeken om:

inzage in de persoonsgegevens die we van u verwerken;

correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;

verwijdering van persoonsgegevens wanneer daarvoor geen geldige reden meer bestaat;

beperking van de verwerking;

bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

overdracht van gegevens wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;

intrekking van toestemming wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

Niet ieder recht geldt in iedere situatie. Soms moeten gegevens bijvoorbeeld op grond van een wettelijke verplichting worden bewaard of kunnen rechten van andere personen een rol spelen.

Elfira beoordeelt ieder verzoek aan de hand van de toepasselijke wet- en regelgeving.

Voor een vraag of verzoek over uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

info@elfira.nl

Vermeld daarbij dat het om een privacyverzoek gaat.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan Elfira vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren. We vragen daarbij niet méér informatie dan noodzakelijk is.

Heeft u een vraag of bent u niet tevreden over de manier waarop Elfira met persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op. We proberen uw vraag of klacht zorgvuldig te bespreken en op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de onafhankelijke Nederlandse toezichthouder op privacywetgeving.

Meer informatie vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Op de website van Elfira kunnen links staan naar websites van andere organisaties.

Elfira is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze externe websites persoonsgegevens verwerken. Raadpleeg daarvoor de privacyverklaring van de betreffende organisatie.

Wetgeving, onze dienstverlening en digitale systemen kunnen veranderen. Daarom kan Elfira deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen.

De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen we bezoekers of betrokkenen hierover aanvullend informeren wanneer dat passend of noodzakelijk is.

Vragen over privacy?

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring een vraag over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Neem gerust contact met ons op:

Elfira B.V.
Wilhelminaplein 1
3072 DE Rotterdam
Bezoek uitsluitend op afspraak

T: 010-3118444
E: info@elfira.nl